Минимальная рабочая схема
Посетитель заполняет форму или пишет боту. Система проверяет обязательные поля, сохраняет обращение в базе или таблице и отправляет уведомление в Telegram. Владелец отвечает, меняет статус и видит историю без поиска по чатам.
Такой процесс уже решает главную проблему: заявка не зависит от того, заметили ли письмо в почте вовремя.
Почему сначала сохранение, потом уведомление
Внешний сервис может временно не ответить. Поэтому заявка должна сначала попасть в надёжное хранилище, а уведомление отправляться следующим шагом. Это принцип, который использован и в форме этого сайта.
Что можно добавить после запуска
Когда базовая схема работает, появляются полезные улучшения: источник рекламы, напоминание о неотвеченной заявке, распределение по услугам, синхронизация с CRM или краткая сводка для команды.
Не стоит автоматизировать процесс, который ещё никто не описал. Сначала фиксируем повторяющиеся действия, затем выбираем один участок для первой версии. Подробнее — в статье какие задачи можно автоматизировать без большой команды.
Что можно заказать
Можно заказать форму заявок, Telegram-уведомления, базу обращений, интеграцию с таблицей или CRM и дальнейшую автоматизацию процесса. Напишите, откуда сейчас приходят заявки, через форму или посмотрите услуги.